El Análisis de Procesos y la Pyme

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Desde hace días le vengo dando vueltas a una de esas frases que nos enseñan desde pequeños: “conócete a ti mismo”. Máximas que todos conocemos, pero que pocos entendemos y aún menos aplicamos de forma activa.

Para mí viene a significa que si quiero comprarme unos zapatos es mejor que sepa que número calzo si no quiero parecerme al payaso zapatones… y, sin duda, es eso, pero es también algo mucho más profundo que alcanza a otros muchos aspectos de la Vida.

Al aplicarlo al mundo de la empresa recordé algo que por obvio muchas veces olvidamos, algo que como empresarios no podemos permitirnos olvidar, y es que está muy bien pensar en la estrategia, hacer planes, controlar el día a día, buscar financiación; pero que todo eso no servirá de nada si no sabemos quiénes somos como empresa, cuáles son nuestros límites y nuestras potencialidades.

Y es que arrastrados por la vorágine del día a día nos olvidamos de que la empresa, de que nuestra empresa, es un organismo vivo, que respira, crece, evoluciona, y que necesita de toda nuestra atención para no caer en malos hábitos.

No en vano a lo largo de mi carrera he visto multitud de empresas pasar por dificultades al aceptar proyectos a los que no han sido capaces de responder adecuadamente… ¿acaso todos esos empresarios no sabían lo que hacían?, no, simplemente sobrevaloraron las capacidades de sus organizaciones.

Estamos plenamente seguros que muchos de los que lean estas líneas pensaran que eso nunca les ocurrirá a ellos, si ese es su caso, pregúntense cuándo fue la última vez que evaluó la capacidad real de la estructura de su empresa, porque seamos serios, cualquier estructura, por muy bien que haya sido diseñada, se desajusta por el simple paso del tiempo: las personas asumen hábitos de trabajo, algunos incorrectos, surgen nuevas necesidades que van siendo incorporadas a la carga de trabajo ya existente, lo que con el tiempo provoca desajustes y descoordinación. Y esto pasa en todas las empresas, sin excepción.

Para evitarlo contamos con una potente herramienta: “El Análisis de Procesos”, herramienta hoy al alcance de cualquier empresa independientemente de su tamaño y cuya función es la de evaluar la situación real de la estructura, analizar cómo se están haciendo las cosas y reordenar las funciones de forma que los trabajos se hagan de una forma más eficiente.

Es un proceso similar al de reordenar un armario trastero, con el tiempo, a fuerza de guardar cosas, de buscarlas, sacarlas y volver a guardarlas el armario nos parece abarrotado, pensamos que es imposible guardar un solo objeto más, si en ese momento nos tomamos el tiempo de sacarlo todo y guardarlo de forma adecuada, de pronto, nos damos cuenta que no sólo tenemos espacio de nuevo, sino que, además, lo encontramos todo con mucha más facilidad.

En las empresas ocurre lo mismo, llega un momento en que parece que la única opción es contratar más personal, poner más ordenadores y comprometer más recursos, cuando lo único que se necesita es que alguien se pare a pensar en lo que se hace y cómo se hace y reorganizarlo de una forma más eficiente.

El análisis de procesos tiene otra gran ventaja para usted, le hace consciente de las debilidades y fortalezas reales de su organización, esto le permitirá establecer planes que reduzcan las primeras y potencien las segundas. Todas las empresas son diferentes, y nuestra obligación como gerentes es la de conocer a fondo nuestras organizaciones y sacar el mayor partido posible de ellas; explotar nuestras diferencias es la única forma de sobrevivir en un mercado cada día más competitivo.